7 Formas De Acabar Con La Procrastinación Y Ser Más Eficiente
7 formas de acabar con la procrastinación

¿Quieres conocer 7 formas de acabar con la procrastinación y ser más eficiente? La procrastinación no es sólo un problema de gestionar mejor el tiempo. Es mucho más. Es una combinación de factores externos e internos, racionales y emocionales, que conducen a este estado que a base de repetición lo convertimos en un hábito.

El hábito en sí mismo puede parecer inofensivo, pero tiene sus propias repercusiones en la vida. Especialmente en las organizaciones, cuando los individuos procrastinan, puede afectar a la productividad de toda la organización de forma negativa y llevar a incurrir en costes que no se pueden atribuir exactamente al hábito de procrastinar de uno o varios empleados, sino a una mala gestión del liderazgo y a la cultura de la productividad de los equipos.

Por otro lado, a veces ocurre lo contrario. Es el lugar de trabajo el que lleva a los individuos a la procrastinación debido a factores como salario bajo, poca valoración  personal, falta de rumbo o perspectiva,  inestabilidad laboral, etc. Corresponde a la dirección identificar si es la procrastinación de los empleados la que afecta al lugar de trabajo o si es el lugar de trabajo y sus características el que lleva a los trabajadores a la procrastinación.

Independientemente de lo anterior, cada uno de nosotros podemos hacernos responsables de la parte que nos corresponde. A nivel personal, aquí proponemos 7 formas de acabar con la procrastinación:

📌 1. Elabora un registro de tareas diarias por orden de prioridad y utilizar señales visuales

Aunque suene a tópico, y de hecho en muchos sitios verás que dicen que hacer una lista de tareas ya es procrastinar, si la haces con técnica y foco llevar un registro de las tareas a realizar puede ser un gran punto de partida. 

Si quieres acabar con la procrastinación, acostúmbrate a llevar un registro de todas las tareas que hay que hacer en una semana y también en un día.  Al principio del día puede ayudar a saber cuánto trabajo hay que hacer en la jornada y cómo se puede dividir el día según cada tarea en su orden de prioridad. 

Coloca el registro de tareas a  realizar en forma de lista de comprobación y manténla  en un lugar visible durante todo el día, por ejemplo, en la pantalla del escritorio o en un gran bloc de notas colocado en el puesto de trabajo, etc. 

Esta  lista de comprobación puede servir como señal visual o recordatorio que nos impulsa a actuar.  Cada vez que marques un elemento de la lista, te dará esa sensación de satisfacción que te ayudará a motivarse para lograr más. 

👉 2. Establece categorías de tareas

Es muy útil categorizar las tareas por tipo de tarea, por tiempo que nos va a llevar ejecutarla, incluso si es tu caso aquellas que necesariamente tienes que hacer tu o aquellas que puedes delegar o pedir a otra persona que realice una gestión determinada.

Un ejemplo para establecer categorías en las tareas y dejar de procrastinar:

  • Llamadas, mails, mensajes: agrupa estas tareas para hacerlas seguidas,  permanecer enfocado en un mismo tipo de tarea nos permite ser más eficientes.
  • Tareas a delegar: organiza esta tarea con las personas más adecuadas para realizarla y fija un tiempo para el feedback.

💢 3. Gestionar el entorno y eliminar todas las distracciones posibles

Las expresiones como “Netflix o instagram” o los teléfonos inteligentes que tenemos en nuestras manos con acceso a las aplicaciones de las redes sociales con sólo pulsar un botón, son a menudo la razón de nuestra procrastinación. En un minuto empiezas a hacer scroll y antes de que te des cuenta ya ha pasado media hora. 

Eliminar las distracciones del entorno puede ser una gran ayuda para acabar con la procrastinación.  Es una buena idea asociar el uso de las redes sociales o el visionado de contenidos en otros lugares, etc., a un momento concreto, como entre los descansos del trabajo, que también puedes organizarlos, o cuando éste haya terminado. 

🍕 4. Dividir las tareas más grandes en otras más pequeñas

¿Has oído la expresión comerse un elefante a pedacitos

La mayoría de las personas procrastinan porque la tarea que tienen entre manos les parece gigantesca y sienten que les falta energía. La forma más fácil de afrontarlo es dividir la tarea en otras más pequeñas. 

Por ejemplo, si tienes que hacer una presentación para los miembros de la junta directiva, divide la presentación en partes como la introducción, el cuerpo principal, las estadísticas y las cifras y trabaja en ellas una por una y haz descansos entre ellas. 

🎁 5. Regálate una recompensa al final de esa tarea que estás procrastinando

La procrastinación suele estar asociada a los plazos que actúan como desencadenantes. Si no hay una fecha límite en la tarea que nos venga marcado por un superior, o un cliente o porque forma parte de un proyecto de equipo, asígnale una por tu cuenta. Regálate una recompensa al final de cada plazo, disfrutar de una taza de café con tu compañero de trabajo favorito, buscar un momento para hacer una gestión personal…

🙌 6. Si tardas menos de 2 minutos: ¡hazlo ya!

Todas aquellas tareas que te vayan a llevar menos de 2-3 minutos, hazlas ya!!  Una excelente forma de acabar con la procrastinación y que funciona muy bien es primero determinar todas aquellas tareas que se pueden realizar en unos  2-3 minutos. Verás que en poco tiempo has eliminado un montón de tareas que ocupan espacio no solo en tu lista sino también en tu mente.

🎯7. Rendir cuentas

Tener que rendir cuentas puede ser útil cuando la procrastinación es el resultado de la falta de responsabilidad personal. El liderazgo dentro de los equipos y dentro de la organización tiene un papel importante en los lugares de trabajo para generar responsabilidad y compromiso  en el equipo, especialmente en aquellas personas que pueden tener tendencia a retrasar su trabajo sin razón aparente.  La gestión del equipo,  y la consecución de los resultados son las principales áreas de responsabilidad de un buen líder.

Si quieres acabar con la procrastinación a nivel personal o si eres responsable de un equipo y necesitas generar nuevos hábitos para que tu equipo sea más eficiente, el acompañamiento de un buen coach profesional y nuestra plataforma de coaching digital pueden ser tu solución.

Para más información, ponte en contacto con nosotros y solicita tu demo gratuita.

logo_white-min

Mindbly une tecnología, medición y coaching para crear líderes inspiradores y eficientes

© 2021, Mindbly todos los derechos reservados.